Где хранятся путевые листы

Срок хранения путевых листов

где хранятся путевые листы

Путевые листы являются особо важным локальным документом, позволяющим штатным водителям предприятия получать в свое пользование определенное количество бюджетного топлива и транспортное средство предприятия для осуществления трудовых обязанностей. В ниже представленной статье будут рассмотрены нюансы, касающиеся составления и методики хранения путевых листов, установленные Законодательством РФ.

Из представленной статьи вы узнаете:

  • какие существуют нюансы хранения путевых листов;
  • какие предусмотрены законодательством сроки хранения путевых листов;
  • нужно ли хранить испорченные путевые листы;
  • какие путевые листы имеют право храниться на предприятии.

Нюансы хранения путевых листов

Для путевых листов рекомендуется использовать отдельный регистрационный журнал, а для хранения — создать отдельный каталог. В зависимости от того, насколько предприятие крупное и какие услуги предоставляет, будет зависеть важность данного документа.

Если организация напрямую осуществляет транспортные услуги и предоставляет своим водителям исключительно рабочие автомобили, то путевые листы из простых локальных бумажек превращаются чуть ли не в основной трудовой документ, по которому можно провести учет затраченных бюджетных ресурсов.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Согласно законодательным актам, путевые листы могут располагаться вместе с другими товарно-транспортными документами или содержаться в отдельном виде, но до них должен быть легкий доступ ответственного лица, если подразумевается скорая проверка или требуется провести переучет использованных бюджетных средств.

Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами

Сроки хранения путевых листов

В наши дни сроки хранения путевых листов указаны в двух нормативно-правовых государственных актах: приказ Министерства культуры РФ № 558 и приказ Минтранса РФ № 152. В данных документах указано, что путевые листы на предприятиях должны храниться в течение 5 лет с момента составления и использования, но, по личному предпочтению руководителя, данный срок может быть увеличен.

Правда, вопросов не возникает, если руководствоваться исключительно приказом Минтранса.

Постановление же Министерства культуры указывает, что путевые листы необходимо хранить в течение 5 лет при условии, что за этот период на предприятии пройдет ревизионная проверка.

Если же государственными органами проверка не осуществлялась, то даже по истечению 5-летнего срока данные документы отправлять на утилизацию нельзя.

Обрабатываем запрос о выдаче архивной справки

Нужно ли хранить испорченные путевые листы?

Нередко случаются ситуации, когда водитель или любой другой сотрудник предприятия может умышленно или случайно повредить путевой лист во время осуществления трудовых обязанностей.

Но такие документы ни в коем случае нельзя выбрасывать, аннулированные или пришедшие в негодность листы учета использованных ресурсов и транспорта должны храниться в отдельной папке до того момента, пока государственными органами не будет проведена соответствующая проверка.

Как выявить документы с истекшим сроком хранения

Досрочное уничтожение испорченных путевых листов может проходить исключительно по письменному разрешению непосредственного директора предприятия, который соглашается взять на себя возможную ответственность за утилизацию пришедшей в негодность документации. Сама утилизация проводиться после составления акта на списание, подписанного членами проверяющей комиссии.

Закрепляем в трудовом договоре характер работы: разъездной, подвижной, в пути

Какие путевые листы имеют право храниться на предприятии?

В современном мире существует огромное количество компаний, так или иначе, нуждающихся в собственном или наемном транспорте. Для таких учреждений предусмотрена определенная классификация путевых листов, которые допускается использовать и хранить в архиве после использования в работе:

  • путевые листы для специальных автомобилей (учитываются все доступные транспортные средства, присутствующие в автопарке организации);
  • путевые листы легкового такси (указывается количество собственных автомобилей, задействованных в работе наемными таксистами);
  • путевые листы автобусов (транспорта для гражданских и транспортных перевозок);
  • путевые листки автобусов необщего пользования (автобусы для личного пользования);
  • путевые листы для грузовых машин (сдельные и не сдельные).

Использование и хранение путевых листов подразумевается для предприятий любой формы собственности, если у таковой имеется собственное транспортное средство.

В течение какого срока организация обязана хранить больничные листки

Допускается ли использование и хранение путевых листов, составленных по индивидуальной форме?

В принципе, Законодательством не запрещается составлять бланки учета и контроля за использованием частного имущества организации в произвольной форме.

Источник: https://kadrowoedelo.ru/srok-xraneniya-putevyx-listov.html

Новые правила оформления путевого листа

где хранятся путевые листы

С 1 марта 2019 года действуют изменения, внесенные Приказом Минтранса России от 21.12.2018 № 467 в Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (зарегистрировано в Минюсте России 08.10.2008 № 12414) (далее — Приказ № 152). Сегодня разберемся, как оформлять путевые листы «по-новому», а также коснемся правил оформления путевых листов, оставшихся без изменений.

Федеральным законом от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — закон № 196-ФЗ) прямо не предусмотрена обязанность оформления путевых листов.

Однако, в силу пункта 2 статьи 20 Закона № 196-ФЗ юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие коммерческие перевозки, а также перемещение лиц (кроме водителя) и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения договоров (перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями), обязаны соблюдать Правила обеспечения безопасности перевозок автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7 (далее — Правила), и проводить (согласно установленному перечню) мероприятия по подготовке транспортных средств к безопасной эксплуатации.

Пунктом 29 Правил установлено, что сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния транспортных средств при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником субъекта транспортной деятельности, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации.

Документом, который нужен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя, является путевой лист (пункт 14 статьи 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Закон № 259-ФЗ)).

Статьей 6 Закона № 259-ФЗ запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

При этом, напомним, что Верховный Суд Российской Федерации в Определении от 09.03.2017 № 309-КГ17-1326 еще раз указал: если лицо осуществляет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств и осуществляет перевозку работников и грузов для собственных нужд, оно обязано соблюдать требования, установленные статьей 20 Закона № 196-ФЗ.

Рекомендуем воспользоваться унифицированной формой, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» либо самостоятельно разработать соответствующую форму, которая должна содержать обязательные реквизиты.

Требования к обязательным реквизитам путевого листа выглядят следующим образом:

  • наименование и номер путевого листа — указывается тип транспортного средства (путевой лист легкового автомобиля, например), номер указывает в заголовочной части в хронологическом порядке;
  • сведения о сроке действия путевого листа — дата (число, месяц, год), на которую путевой лист может быть использован, в случае оформления более чем на 1 день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован;
  • сведения о собственнике/владельце транспортного средства — организационно-правовая форма, наименование, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
  • сведения о транспортном средстве:
  • тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства и прицепа,
  • государственный регистрационный знак транспортного средства и прицепа,
  • показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС,
  • дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку. С 1 марта 2019 года можно не заверять штампами показания одометра, достаточно подписи ответственных лиц,
  • дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства. Проводить техконтроль должен контролер, соответствующий Профессиональным и квалификационным требованиям к работникам юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом. Однако, не обязательно иметь в штате такого контролера. Указанную функцию можно возложить либо на стороннюю организацию, либо на водителя в порядке совмещения;
  • сведения и водителе:
  • фамилия, имя, отчество водителя,
  • дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Организация может разработать форму данного журнала самостоятельно либо воспользоваться типовой межотраслевой формой 8 «Журнал учета движения путевых листов», утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Оформленные путевые листы организация должна хранить как минимум пять лет.

Следует уделить внимание новым положениям о периодичности оформления путевого листа.

Предварительно отметим, что в законодательстве не дано определение рейса. Но обычно под рейсом понимают промежуток времени, начиная с выезда транспортного средства с места постоянной парковки, и до его возвращения обратно.

В предыдущей редакции Приказа № 152 оформление путевого листа было возможно на один день или срок, не превышающий одного месяца. По новым правилам путевой лист нужно оформлять:

  • до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня);
  • до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

Следовательно:

  • если водитель поехал в один рейс, но на 2 дня, то его рейс составляет 2 дня и выдается 1 путевой лист;
  • если водитель развозит продукцию по нескольким точкам и на место постоянной парковки не возвращается, то у него получается в течение одного дня один рейс и требуется только один путевой лист;
  • если водитель развозит продукцию по нескольким точкам и на место постоянной парковки возвращается, то у него получается в течение одного дня несколько рейсов, но в течение одной рабочей смены и будет возможным оформление одного путевого листа;
  • если в течение срока действия путевого листа одно транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то на него может оформляться несколько путевых листов, отдельно на каждого водителя.

Предрейсовый (предсменный) осмотр

Также, с 21 декабря 2018 года вступили в силу изменения в статью 20 Закона № 196-ФЗ, внесенные Федеральным законом от 20.12.

2017 № 398-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „О безопасности дорожного движения“ в части установления дополнительных требований по обеспечению безопасности дорожного движения при перевозке пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом».

Начиная с указанной даты, учреждения, использующие для собственных нужд автобусы и грузовики, обязаны проводить предрейсовый и предсменный контроль состояния данных транспортных средств, порядок проведения которых регламентируется Приказом Минтранса РФ от 08.08.2018 № 296 «Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств».

Предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств проводится до начала рейса, если в течение одной смены (рабочего дня) выполняется только один рейс или длительность рейса превышает продолжительность смены (рабочего дня) водителя транспортного средства.

Предсменный контроль технического состояния транспортных средств проводится до начала смены, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает более одного рейса.

Предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортных средств должен проводиться до выезда транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены водителя транспортного средства.

Дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов (пункт 16.1 Приказа № 152).

Указанные данные о прохождении предрейсового осмотра заверяются подписью лица, проводившего соответствующий осмотр. В предыдущей редакции правил оформления путевых листов отметка о проведении медосмотра заверялась еще и штампом. Однако, в отсутствие такого указания имеются определенные противоречия в нормативных актах, так как пунктами 16 и 17 Приказа Минздрава РФ от 15.12.

2014 № 835н «Об утверждении Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров» до сих предусмотрено, что по результатам предрейсового, послерейсового медосмотра на путевых листах ставится штамп, например: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».

Поэтому, до внесения соответствующих изменений в приведенный нормативный акт для предотвращения спорных ситуация советуем проставлять такой штамп.

Таким образом, заполнение путевых листов с учетом внесенных изменений не является затруднительным, однако, необходимо учитывать обязательные реквизиты и периодичность оформления путевых листов.

Читайте ещё

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/490358/

Программа Путевые листы для 1С. Формы 2020 г

где хранятся путевые листы

Все документы хранятся в программе, а Вы контролируете отклонение расхода топлива от нормы, затраты по автомобилям, зарплату водителей. Одной кнопкой создаете проводки на списание топлива. Программа показывает приближение сроков замены масла, продления ОСАГО и другие важные показатели.

А теперь, организуйте учет путевых листов в 1С за 1 день!

Сокращает время на создание путевых листов

Автозаполнение пробега и остатка топлива при выезде. Быстрое создание по шаблонам, в том числе массовое за период. Расчет пробега с помощью бесплатного онлайн сервиса. Заполнение по данным систем мониторинга.

Подходит для предприятий разного профиля

Большой выбор форм: автобусы (6, 6-спец), грузовые автомобили (4-C, 4-П, 4-М), легковые автомобили (3), специальные автомобили (3-спец.), строительные машины (ЭСМ-2, ЭСМ-3, ЭСМ-7), трактора (412-АПК), краны (стреловой самоходный), формы путевых листов предпринимателя (ПА-1, ПГ-1, ПЛ-1). Заправочная ведомость, ТТН (ТН), CMR.

Автоматически рассчитывает путевые листы и заработную плату

Расчет расхода топлива по норме и по технологическим операциям. Расчет заработной платы по вашим формулам. Привязка тарифов к машине, водителю, объекту, технологической операции.

Контролирует расход ГСМ и другие затраты

Отчеты показывают отклонение расхода топлива от нормы, затраты на запчасти, ремонты, шины, ОСАГО. Есть возможность сверки с данными системы мониторинга.

Списывает топливо в бухгалтерии

Формирует проводки на списание топлива в бухгалтерии на основании расхода по путевым листам.

Планирует затраты и регламентные замены

Программа напомнит о необходимости продления ОСАГО, замене масла, проведении ТО и других событиях при наступлении срока по времени или пробегу. Спрогнозирует затраты по топливу на основании расхода за прошлый период. Рассчитает стоимость на основании расходов прошлых периодов.

Интеграция с типовыми конфигурациями

Простая установка и настройка по инструкции. Можно настроить обмен данными с типовой конфигурацией или встроить как подсистему. При встраивании сохраняется возможность обновления типовым обновлением фирмы 1С.

Кто уже использует программу?

ООО «Уренгоймонтажспецстрой», ООО «Лесопарк-СК», МП «Инфраструктура и сервис», ООО «ТРАНСМАГИСТРАЛЬХОЛДИНГ», ООО «Строительные технологии», ООО «Энергострой», ООО «АвтоТрансРесурс»,ОАО «Агроплемкомбинат Мир», ООО «ЭЛИТ-СТРОЙ», ООО «Транспортная Компания «ЮграТрансСервис», ООО «ТрансАгроСервис», ООО «Юг-Транс», ООО «Оренбургвторчермет» и другие компании

Множество различных отчетов, автоматизированный расчет нормы топлива, многообразие форм путевых листов. Очень большая экономия времени при расчете нормы топлива, до этого все делали вручную. Оперативность, контакт с клиентом, тех.поддержка.

ЭТО ИНТЕРЕСНО:  Сколько весит к 700

ООО «Юнилайн» Мололкина В.С.

Понравилась возможность интеграции с системой мониторинга. Получили ценный опыт взаимодействия с техподдержкой по доработке конфигурации под наши условия по приспособлению 1с для учета путевых листов карьерных самосвалов. В результате имеется возможность использовать дифференцированные нормы расхода топлива по «объектам» (маршруты), а также дифференцированный тариф сдельной заработной платы водителям по «технологическим операциям».

ООО «Жирновский щебеночный завод» Гришин Д.Ю.

Настоящим письмом благодарим Вас за сотрудничество, оперативность во взаимодействии по модернизации программы. Отдельно хотим отметить в программе, простой и удобный интерфейс, в программе удобно вести учет без сложных формул и лишних операций.

ООО «ТехноТрак» Каган Д.А.

Организуйте учет путевых листов в 1С за 1 день!

★ Бесплатно 12 месяцев обновлений.

★ Бесплатно 12 месяцев технической поддержки разработчика.

Количество пользователей не ограничено.

Заказать

14 000 руб.

Способы оплаты

Подробное описание

Демо

Мы абсолютно уверены в качестве программного продукта. Если Вы считаете, что программа не соответствует описанию или не подошла, мы вернем Вам деньги в полном объеме в течении семи дней после оплаты.

ФГУ ФИПС (РОСПАТЕНТ) СВИДЕТЕЛЬСТВО № 2016610456

Программу можно заказать у нас или у 47 партнеров

и другие

Источник: http://mospostavka.ru/

Бумагу не стерпят: путевые листы таксистов станут электронными

В России в 2022 году начнут применять новый вид документа –– электронные путевые листы для таксистов, водителей автобусов и другого коммерческого транспорта. Об этом говорится в обновленной «дорожной карте» Национальной технологической инициативы «Автонет», с которой ознакомились «Известия». Сейчас путевые листы водители оформляют только в бумажном виде.

Внедрение онлайн-документов поможет надзорным органам контролировать работу транспортных компаний. В том числе они смогут следить за прохождением предрейсовых медицинских осмотров шоферов. Участники рынка поддерживают переход на электронный документооборот. Но подчеркивают необходимость интеграции баз данных контролирующих органов, в том числе ГИБДД и ФНС.

Переведут в онлайн

В России начнут применять новый вид документа — электронные путевые листы (ЭПЛ).

До декабря 2021 года возможность их использования должна быть закреплена в законодательстве, а до июля 2022-го — создана и введена в эксплуатацию автоматизированная информационная система, обеспечивающая ведение баз данных в режиме онлайн и передачу их надзорным органам.

Об этом сказано в обновленной «дорожной карте» Национальной технологической инициативы «Автонет». Сейчас путевые листы оформляются всеми водителями коммерческого транспорта, перевозящего пассажиров и грузы, но исключительно в бумажном виде.

В Минпромторге «Известиям» уточнили, что поправки в «дорожную карту» были одобрены профильной рабочей группой 15 мая. Для их окончательного утверждения будут внесены изменения в распоряжение правительства от 29 марта 2018 года — «О бюджетных ассигнованиях на реализацию первоочередных мероприятий программы «Цифровая экономика Российской Федерации».

— Формат электронного путевого листа будет утверждаться Минтрансом, а данные — храниться на специализированном портале. Срок хранения ЭПЛ пока не определен, — пояснил «Известиям» представитель НТИ «Автонет» Ярослав Федосеев.

Сегодня путевой лист — основной документ учета работы шофера, без него перевозка пассажиров и грузов запрещена.

Некорректное заполнение путевых листов может привести к значительным штрафам, отсутствию возможности учета расходов на горюче-смазочные материалы в бухгалтерском и налоговом учете, отмечается в материалах к «дорожной карте».

Документ оформляется юрлицами и ИП для водителей легковых и грузовых автомобилей, автобусов, троллейбусов и трамваев. Заполняется он, как правило, ежедневно.

По словам представителя НТИ, внедрение электронных путевых листов позволит исключить возможность незаконного оформления таких документов перевозчиками, пресечь выдачу чистых бланков с печатями, а также получать корректные данные о работе автомобиля (пробег, прохождение техобслуживания и т.д.).

В путевом листе также проставляется отметка о прохождении водителем предрейсового медицинского осмотра.

— Если произойдет ДТП с участием коммерческого автомобиля, сотрудники ГИБДД смогут максимально оперативно получить данные о медосмотре, — отметил представитель НТИ.

Аварии с водителями общественного транспорта, особенно автобусов и такси, не редкость. Последнее громкое ДТП с семью погибшими произошло под Калугой в феврале 2019 года: на обледенелой трассе перевернулся автобус с детьми, ехавшими на танцевальный конкурс. В результате проверки выявили многочисленные нарушения, в частности отсутствие лицензии на перевозку детей. Возникли вопросы и к техническому состоянию транспортного средства.

А в марте 2019 года заместитель мэра Москвы, глава департамента транспорта Максим Ликсутов говорил о необходимости ужесточать требования к таксистам, поскольку количество аварий с участием этого вида транспорта за прошлый год выросло на четверть, число жертв –– на 15%. Речь шла в том числе об ограничении допуска к управлению ТС без прохождения предрейсового медосмотра.

По словам зампреда межрегионального профсоюза «Таксист» Андрея Попкова, необходимость внедрения электронных листов назрела давно. Это позволит, по его словам, уменьшить бумажную волокиту и окончательно урегулировать вопрос с применением телемедицины для проведения предрейсовых медосмотров.

Как писали «Известия», если в этой сфере будет внедрена телемедицина, транспортные компании смогут устанавливать терминалы, которые оснащаются современными средствами контроля и видеонаблюдения, что позволяет повысить надежность и сделать удобнее прохождение тестов на алкоголь и наркотики, измерение давления, температуры тела. Врач проверит данные удаленно и выдаст разрешение на поездку, подписав его электронной подписью. Закон о телемедицине вступил в силу в 2018 году.

В НТИ не смогли уточнить, в какую сумму обойдется создание онлайн-системы для хранения данных путевых листов, предположив, что ее созданием могут заинтересоваться разработчики программ для электронного документооборота, такие как 1С или SUP.

В Минфине переадресовали вопросы «Известий» в Минтранс. Там заявили, что «концептуально поддерживают» оформление путевых листов в электронной форме. Для технической реализации идеи, по словам представителя ведомства, планируется проанализировать возможности уже существующих информационных систем на предмет дополнения их новым функционалом или создания обновленной автоматизированной системы. В Минкомсвязи и Минэкономразвития на момент публикации материала на запросы «Известий» не ответили.

Не всем по карману

Инициатива создания системы безбумажных путевых листов изначально исходила от перевозчиков, сказал «Известиям» вице-президент Российского автотранспортного союза (РАС) Валерий Алексеев. Часть крупных компаний в сфере логистики, по его словам, уже применяет такие документы для внутреннего учета. В целом эксперт считает неизбежным переход транспортного сектора на электронный документооборот и говорит, что базы данных различных ведомств должны быть интегрированы между собой.

–– Надо добиться того, чтобы доступ к сведениям был у всех госорганов. И отчитываться перед ними, в том числе перед ФНС, можно было в электронном виде. Иначе внедрять систему нет смысла, –– считает он.

Электронный документооборот будет выгоден крупным логистическим структурам, но может оказаться дорогостоящим и неудобным для малого бизнеса, считает владелец небольшой грузовой компании, член комитета по транспорту «Опоры России» Сергей Кумбарули.

Он опасается, что внедрение путевых листов станет для предпринимателей таким же обременительным, как обязательная установка блоков криптографической защиты информации (СКЗИ) на тахографы. СКЗИ нужно менять каждые три года, и стоит этот блок около 25 тыс. рублей. То есть владельцу 30–40 машин это обходится в сумму до 1 млн рублей.

Помимо этого, для перехода на электронный учет, по словам предпринимателя, потребуется переобучать сотрудников.

Источник: https://iz.ru/881285/aleksandr-volobuev/bumagu-ne-sterpiat-putevye-listy-taksistov-stanut-elektronnymi

Срок хранения путевых листов в организации

Путевой лист – формуляр, который определяет право водителя пользоваться транспортом, а также помогает учесть, проконтролировать работу автомобиля и водителя. Если транспортное средство состоит на балансе предприятия, сесть за руль может только тот человек, на которого выписан путевой лист. Действия, не учитывающие эту норму закона, являются противозаконными.

Обязательными реквизитами документа являются:

  1. Название и номер официальной бумаги.
  2. Время, в течение которого она действует.
  3. Информация о владельце автомобиля, то есть наименование организации. По какому адресу она находится, контактный номер телефона и ОГРН.
  4. Информация о транспортном средстве, в этом пункт относят и дату, время прохождения предрейсового техосмотра (эти данные являются достоверными, если они подтверждены подписью контролера, осуществлявшего проверку лично). Также фиксируются инициалы и фамилия контролера.
  5. Информация о том, кто управляет авто.

Если транспортное средство принадлежит предприятию, не относящееся к категории организаций, владеющих множеством машин, путевой лист выписывают ежедневно или на срок, который не может превышать установленный законом 1 месяц.

Что касается атвотранспортных организаций, законодатели обязуют их оформлять документ каждый день. Исключением из правил может стать отъезд работника фирмы в командировку.

Как уничтожить путевые листы

Процедура уничтожения путевых листов зависит от решения экспертной комиссии. Она созывается по истечении срока хранения документации. Проведенная экспертиза помогает понять, какие документы необходимо оставить для дальнейшего хранения, а от каких можно избавиться с чистой совестью.

Если предприятие не передает путевые листы в государственные службы и муниципальные учреждения, комиссию создают в организации самостоятельно. Членами комиссии могут стать сотрудники экономического отдела, бухгалтерии и руководствующее звено организации.

По результатам проведенной экспертизы составляют протокол. Если документацию уничтожают, заполняются акты выделения документов для списания. Это решение всегда утверждается руководством организации.

Так, лучше, если списанные документы уже успела проверить налоговая служба. Тогда в будущем их точно не затребуют. Если вдруг такое и произойдет повторно, у вас всегда есть объяснение отсутствия путевых листов – их списали по причине предварительной проверки и истечения срока давности хранения. Конечно, налоговым инспекторам это может не понравиться, но по закону предъявить претензии они вам не смогут.

С 1 марта путевые листы надо заполнять по-новому

На какой срок можно выдать путевой лист

Сейчас путевые листы можно оформлять на срок от одного дня до месяца. В период действия многодневного путевого листа водитель вправе ездить в разные рейсы и смены. Для этого необходимо, чтобы были проставлены все необходимые отметки и указаны пункты следования.

С 1 марта путевые листы нужно будет оформлять строго для одного рейса или одной смены, если на нее приходится несколько рейсов.

Что поменялось в сведениях о ТС и водителе

Можно будет не заверять штампами показания одометра и записи о медосмотре водителя. Достаточно подписи ответственных лиц.

Если за смену водитель совершает несколько рейсов, то вместо отметок о предрейсовом контроле состоянии ТС будут ставиться отметки о предсменном контроле.

Напомним, с 21 декабря прошлого года предрейсовый и предсменный контроль обязательны для:

· коммерческих перевозчиков;

· организаций и ИП, которые осуществляют перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями.

Если организация или ИП использует для своих нужд только легковые автомобили, проводить такой контроль и, соответственно, делать отметку в путевом листе не требуется.

Чем грозят нарушения

Если путевой лист составлен с нарушениями, налоговики могут отказать в признании расходов на ГСМ.

Кроме того, виновных могут привлечь к ответственности по ст. 12.31.1 КоАП(коммерческих перевозчиков — по ч. 3 ст. 14.1 КоАП).

Документ: Приказ Минтранса России от 21.12.2018 N 467
  • Журнал путевых листовСоставные части журнала Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой
  • Срок хранения больничных листовЧто представляет собой больничный лист Больничным листом называется бумага, которая является свидетельством наступления у гражданина,
  • Какой срок давности поСт. 363 НК РФ. Порядок и сроки уплаты налога и авансовых платежей по налогу >Налоговый
  • Сроки хранения документацииПравила хранения Они, пожалуй, единственный натуральный продукт, который природа поставляет уже с готовой упаковкой —

Источник: https://rebuko.ru/srok-hraneniya-putevyh-listov-v-organizatsii/

Учет путевых листов в бухгалтерии. Порядок списания ГСМ

На предприятии, которое использует транспортные средства, должен быть надлежащим образом организован учет ГСМ, путевых листов. Последние являются основными документами, отображающими расход топлива, маршрут движения автотранспорта, величину пробега.

Путевые листы являются стандартизованными документами. Их форма принята Госкомстатом в 1997 г. Она является универсальной, используется до сих пор. Стандартные путевые листы являются обязательными к использованию на государственных и частных предприятиях, имеющих собственный автопарк, даже состоящий из 1 транспортной единицы.

Порядок работы с путевыми листами

Путевые листы распределяются ответственным специалистом на каждую смену. Исключение представляет обеспечение необходимыми документами сотрудников, находящихся в длительных командировках. Работа бухгалтерии с путевыми листами имеет ряд особенностей:

  • документы хранятся минимум 5 лет;
  • изменения в путевые листы (по расходу топлива, километражу и т.п.) могут быть внесены только при визировании подписями двух ответственных специалистов;
  • списание ГСМ организовывается только при наличии квитанций об их оплате;
  • если для нужд компании используется личный транспорт сотрудников, информация об этом отражается в путевом листе (это обеспечивает возможность получения водителем компенсации).

Документы, подтверждающие использование транспорта для нужд предприятия, должны учитываться соответствующим образом. Это является актуальным требованием контролирующих органов. Для учета движения транспорта, расхода ГСМ и т.п. используется путевой журнал. Утвержденной для его заполнения является Форма 8.

Порядок и правила учета путевых листов четко регламентированы. Несоблюдение их является нарушением законодательства. Журнал учета должен вестись в установленном порядке. В нем указывается вся информация о выдаче путевых листов.

Что касается стандартизованной формы журнала учета, она может быть дополнена актуальными для конкретной компании графами и строками. Обязательным условием является сохранение утвержденных блоков.

Эффективный учет путевых листов выгоден прежде всего самому предприятию. Он позволяет минимизировать ошибки при осуществлении расчетов между организацией и заказчиками, контролировать работу водителей, точно рассчитывать заработную плату. Также грамотный учет обеспечивает возможность оптимизации налоговых выплат.

Специфика электронного учета путевых листов

Сегодня практически для каждой организации актуальна оптимизация бизнес-процессов. Учетные операции также могут и должны быть автоматизированы. В арсенале современных бухгалтеров имеются инструменты и средства для оптимизации учета путевых листов.

Специальное программное обеспечение позволяет минимизировать затраты времени на оформление учетных документов. Кроме того, использование профильных электронных систем снижает риск утраты важной учетной информации.

Оптимизировать процесс учета путевых листов можно и не только с помощью интеграции в существующую систему нового ПО. Хотите разгрузить бухгалтерию? Передайте часть ее функций на аутсорсинг.

ЭТО ИНТЕРЕСНО:  Что такое двухмассовый маховик

Компания «Консалтинг Премиум» предлагает широкий ассортимент разовых бухгалтерских услуг и комплексные решения по сопровождению бизнеса.

Наши специалисты, благодаря высокому уровню профильной подготовки и опыту, эффективно решают различные учетные задачи, в том числе по организации учета путевых листов, с гарантией качества результата, минимизации рисков.

Источник: http://www.konsaltingpremium.ru/vse-o-bukhgalterskojj-otchetnosti/uchet-putevykh-listov-v-bukhgalterii/

Сколько должны храниться путевые листы в организации

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов Журнал учета движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из 2 частей:

  1. Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
  2. Табличная часть, в которой указываются:
  • номер путевого листа и дата его выдачи;
  • данные водителя и его табельный номер;
  • гаражный номер автомобиля;
  • подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
    • водителя — о получении путевого листа;
    • диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
    • бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.

Также при необходимости делается примечание.

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?

Важно Но организации и ИП могут делать иначе: уточнять периоды, за которые ведется учет, и заполнять его, не оставляя пустых строк. Законодательство позволяет выдавать водителям документы на поездку на срок до 1 месяца.

Если за это время транспортным средством будет пользоваться не один, а два водителя, то разрешается выдавать каждому из работников свою «путёвку». В таком случае по факту их возвращения в форму учета вписываются все поступившие бухгалтеру документы.

При заполнении реестра большая часть информации при этом будет одинаковой, но это не страшно.

Заполняем журнал учета путевых листов

Журнал учета путевых листов, образец заполнения Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78, но она действует до сих пор и содержит обязательные реквизиты, необходимые для бухгалтерского и налогового контроля, а также для дальнейшего расчета заработной платы водителям. К обязательной информации относится:

  • сведения о номере и дате выдачи путевого листа;
  • данные о водителе, его табельном номере;
  • гаражный номер транспортного средства (обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять соответствующую колонку).

Записи в форме подтверждают сразу три работника:

  • сам водитель;
  • тот, кто занес сведения, (например, диспетчер);
  • а также бухгалтер, получивший документ.

Правила заполнения журнала учета путевых листов

журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок. Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8.

Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.
Для журнала учета характерна сквозная нумерация.

Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги.

Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

Онлайн журнал для бухгалтера

Собственники автотранспортных предприятий часто задают вопрос про журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его и в каком виде. Собственники знают, что любое предприятие, на балансе которого находятся легковые или грузовые автомобили, обязано вести учет их передвижения.

https://www.youtube.com/watch?v=wbnHxIZAmpo

О том, как организовать учет и в какой форме, мы расскажем ниже. Для чего нужен Поскольку налогоплательщикам позволено списывать часть производственных расходов, организациям нужны документы, подтверждающие затраты.

В транспортной сфере одним из таких первичных документов является путевой лист.

Вся информация, которая касается маршрута поездки, водителя, используемого транспортного средства, перевозки грузов или пассажиров, содержится в нем.

Информация о самом листе должна учитываться в специальном журнале.

Как осуществляется учет путевых листов

При перевозке объемных грузов, требующих лицензии, необходимо заполнить графу «лицензионная карточка», а также указать номера товарных накладных в соответствии с перевозимым грузом, особенно если он представляет материальную ценность.

В конце рабочей смены заполненный путевой лист передается диспетчеру, который обязан сделать запись в журнале с сохранением заполненного бланка «путевки».
Внимание По мере заполнения, предусмотренного внутренним распорядком организации, журнал необходимо передавать для проверки бухгалтеру.

Для этого в журнале учета есть выделенная графа для отметок сдачи документации в бухгалтерию.

В случае отсутствия лица, ответственного за ведение журнала, возможно заключение договора со сторонними организациями, которые занимаются техническим обслуживанием транспорта перед выездом на линию либо предоставляют услуги стоянки транспортных средств.

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива. Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера.

Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой.

При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно.

Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет. Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале.

Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи.
В июле 2018 года водителю было выписано 3 путевки. Шаг 1.

Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ. Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О. (полностью) водителя и его табельный номер.

Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию. Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера.

Аналогичным образом отражаем остальные путевки. После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.

Руководитель компании своим приказом должен утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Для этого проводят контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях).

Их результат оформляют актом контрольного заезда в произвольной форме. Также отдельным приказом назначают комиссию которая будет постоянно проводить контрольные замеры расхода топлива на транспорте.

Обязателен ли журнал учета путевых листов? Нет, не обязателен. Но если в вашей компании много служебного транспорта, такой документ лучше вести.

Это позволит контролировать движение путевых листов и сдачу их в бухгалтерию. Типовая форма журнала учета (форма № утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Но компания может разработать собственную форму.

Источник: https://sroorgru.com/skolko-dolzhny-hranitsya-putevye-listy-v-organizatsii/

Что такое путевой лист? — Гуру бухгалтер

Чтобы стать профессиональным водителем, одного умения управлять транспортными средствами недостаточно. Будни этих людей подчиняются строгому распорядку и графику, их передвижения планируются заранее и постоянно контролируются.

Чтобы выполнить все задания вовремя и качественно проделать работу, им необходимы такие качества как терпение, уравновешенность, дисциплинированность и, конечно, пунктуальность.

Кроме того, хороший водитель умеет вести необходимую документацию и внимательно следит за состоянием автомобиля (несмотря на на то, что техническое обслуживание осуществляют другие специалисты).

Одним из главных документов, который везде и всюду сопровождает водителя, становится путевой лист. Это перечень посещенных мест (торговых точек, складов) с указанием количества израсходованного топлива и километража. Если речь идет о транспортировке товарно-материальных ценностей (ТМЦ), то путевой лист крепят к накладной.

Несмотря на то что путевые листы (ПЛ) составляют не по стандартному образцу, а так, как удобно самим работникам, они считаются официальными документами. Благодаря ПЛ бухгалтера могут выполнять первичный учет работы транспортных средств (ориентируясь на данные, приведенные в документе) и начислять заработную плату водителям.

Оформление путевых листов возлагают на диспетчера предприятия или на того, кто выступает в роли его представителя. Обычно ПЛ выписывают в одном экземпляре, но при его утере может быть выдан дубликат (такие ситуации возникают крайне редко).

Срок действия (юридической силы) документа ограничивается продолжительностью одной рабочей смены. Если фирма практикует командировочные заезды продолжительностью в несколько дней, то на весь этот период выписывается один путевой лист.

Это основные элементы документа:

  1. Номер путевого листа.
  2. Дата, когда была открыта путевка.
  3. Подпись человека, выдавшего документ.
  4. Официальная печать фирмы.

Назначение путевого листа

Путевые листы оформляют с очевидной целью: для контроля действий водителя и учета износа транспортного средства. В документе отражают пробег автомобиля, а эту цифру сравнивают с плановым показателем. Конечно, могут быть отклонения, но в целом маршрут должен максимально совпадать с расчетным.

Законодательством узаконены несколько основных видов ПЛ, которые разработаны с учетом особенностей различных транспортных средств (для легковых авто, тракторов, автобусов). Если водитель предоставит проверяющим путевку, в которой неверно указан вид средства передвижения, он может быть оштрафован.

Разновидности путевых листов

На практике наиболее часто используют такие три вида путевок:

  1. N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.
  2. N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.
  3. N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

Путевки для легковых автомобилей

Служебным легковым автомобилем считается транспортное средство, принадлежащее юридическому лицу и его предприятию. Грузоподъемность таких авто обычно небольшая.

Служебный транспорт и человек, управляющий им, могут быть наняты. В таком случае обязательным становится заполнение путевого листа.

Этот документ предоставляет гарантии обеим сторонам трудовых отношений: наниматель уверен в том, что работа выполнена в полном объеме, а водитель имеет письменное подтверждение своих действий.

Путевой лист – это своеобразная страховка, которую не могут заменить расписки или устные договоренности.

Обычно в путевке легкового автомобиля указывают следующие данные:

  • Дату, когда лист был выдан.
  • Его номер и серию.
  • Фамилию, имя и отчество водителя, который будет использовать документ.
  • Дату и время окончания работы (конец рабочего дня или возвращение из рейса).

Конечно, путевый лист легкового автомобиля должен быть подписан человеком, который хранит и принимает такие документы. Свою подпись ставит также и водитель. Перед этим (при получении путевки) он должен проверить правильность информации.

Создание и хранение бланков путевых листов

Многие предприятия предпочитают использовать бланки, сделанные в типографии, другие самостоятельно разрабатывают шаблон и печатают эти документы на принтерах. В любом случае, незаполненный путевой лист – это бланк строгой отчетности.

Это значит, что все экземпляры пронумерованы, а движение готовых документов (также как испорченных) контролируется. Бланки должны храниться в сейфе предприятия или на его складе, ответственное лицо выдает необходимое количество путевок, когда в этом возникает необходимость.

Путевой лист, бланк которого был испорчен при заполнении, утилизируется, а его номер вносится в список (это позволяет избежать недостачи при пересчете).

Кто и как заполняет путевку?

Даже если автомобиль не сдается в аренду (используется самим собственником), его водителю выдают путевку. Перед началом каждого нового рейса диспетчер или человек, выполняющий его обязанности, записывает в путевой лист информацию о водителе и обстоятельствах поездки.

Данные, которые обычно включают в путевый лист легкового автомобиля, должны быть точными и достоверными. Порядок заполнения путевок описан в постановлении Госкомтата РФ №78. Здесь же приведен перечень из восьми основных форм, разработанных для различных категорий транспортных средств:

  • Строительный транспорт.
  • Легковой.
  • Транспорт специального назначения.
  • Такси.
  • Две формы для грузовых автомобилей.
  • Общественный транспорт.
  • Заказанные автобусы.

Следует учитывать, что положения постановления актуальны только для юридических лиц.

Заполнение путевого листа: лицевая сторона

Так как путевка должна отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, ее бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:

  1. В первую очередь записывают номер документа. Для этой цели используют цифры, слова или их сочетание (на усмотрение администрации предприятия).
  2. При заполнении типографских бланков указывают их серию.
  3. Дата совершения поездки. Для однодневных это формат «день/месяц/год», для командировок – временной промежуток между началом и концом поездки.
  4. В обязательном порядке указывается полное название предприятия, а также его контактные данные (адреса, номера телефонов).
  5. Код ОКПО. Он присваивается всем организациям, занимающимся транспортировкой грузов и легковыми перевозками.
  6. Название и марка автомобиля. В том случае, когда транспортное средство не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате. Также вписывают дату и серию документа.
  7. Полный номерной знак авто: цифры и буквы.
  8. В том случае, когда предприятие владеет несколькими автомобилями, каждому из них должен быть присвоен собственный гаражный номер. Его также указывают в путевом листе. Если в распоряжении фирмы только один автомобиль, графа может оставаться незаполненной.
  9. Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс. Закон требует, чтобы эта информация была записана разборчиво.
  10. Графа, которая называется «Лицензионная карта», актуальна для тех организаций, которые практикуют пассажирские перевозки (то есть им разрешено перевозить восемь и больше людей).
  11. При сдаче авто в аренду в соответствующей графе указывают предприятие, которое будет им распоряжаться.
  12. Адресом подачи называют то место, куда посылают авто.
  13. Чч:мм –это формат времени выезда автомобиля из гаража или стоянки.
  14. Графа «Диспетчер-нарядчик» заполняется ответственным лицом (указывается фамилия, инициалы, ставится подпись).
  15. Механик также прикладывает руку к заполнению путевого листа. Он записывает свои данные и подписывает документ. Это необходимо в качестве доказательства исправности транспортного средства.
  16. Чтобы указать ориентировочное время возвращения авто из рейса диспетчер рассчитывает километраж. Если речь идет о командировке, то кроме времени прибытия он пишет и дату.
  17. По возвращении транспортного средства оно проверяется диспетчером-нарядчиком. Если имеются замечания, он вносит их в путевой лист. Бланк содержит записи об опоздании или повреждении авто.
  18. Водитель, использовавший и вернувший автомобиль, вписывает свои данные в графу «Транспортное средство сдал».
ЭТО ИНТЕРЕСНО:  Как работает осушитель воздуха

Расход топлива

Объем израсходованного бензина или газа в путевке также указывают, для этого есть отдельное место бланке. Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.

Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ. Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода. Полученные данные записывают.

Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.

Оборотная сторона документа

Здесь должны быть указаны следующие сведения:

  1. Маршрут, по которому происходило перемещение транспортного средства.
  2. Номер рейса, который присваивается каждой поездке и заносится в журнал путевых листов.
  3. Места отправления и прибытия.
  4. Фактический километраж поездки и подпись водителя.

Другие виды путевок: путевой лист трактора (форма 68)

В том случае, когда трактор используют для перевозки грузов, его водителю выдают путевку. Существует две формы этого документа: бланк 68 и 412-АПК.

Первый вариант используют в нескольких областях России, территориально расположенных возле Украины. Фермеров из этих двух стран нередко объединяют хозяйственные отношения, и им проще работать по одинаковым документам. Фактически такой путевой лист трактора является украинским бланком, но в российском законодательстве существует аналогичная форма.

Традиционная путевка по форме 412-АПК

Это непосредственно российский бланк, в котором указывают такие данные:

  • Информация о трактористе (фамилия, имя, квалификация) и транспортном средстве (номер, техническое состояние).
  • Полная информация о грузе (откуда и куда его везут, вес, наименование, класс, объем).
  • Расстояние между пунктами, расход топлива, тонно-километры время, проведенное в дороге с грузом и без.
  • Время, отработанное трактористом.

Путевка для водителя автобуса

Как и другие описанные выше документы, путевой лист автобуса предназначен для учета отработанного времени водителей и необходим для начисления их заработной платы. Это один из важнейших первичных документов, который включает такие данные:

  • Номер путевки, а также ее дата, продолжительность.
  • Механик записывает информацию о транспортном средстве (техническое состояние, расход топлива).
  • Диспетчер указывает конкретное задание, которое должен выполнить водитель. Тот же, в свою очередь, ставит подписи в нескольких местах, соглашаясь с данными.

Если один автобус используется несколькими водителями, и они работают посменно, то составляют нужное количество путевок (обычно два). Путевой лист автобуса для перового водителя будет включать данные, зафиксированные на выезде, а в документ второго работника вносят информацию при заезде транспортного средства.

Следует знать!

Все путевые листы следует заполнять аккуратно и без исправлений. Работник, составляющий документ, обязан использовать только достоверные и актуальные сведения. В противном случае водитель может быть оштрафован проверяющими органами.

Источник: https://buhgury.ru/chto-takoe-putevoj-list.html

Как оформить путевой лист при транспортных перевозках

Разрешено самостоятельно разрабатывать бланк путевого листа. Но если вы решили утвердить собственный бланк, то закрепите это в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008) или утвердите бланк отдельным приказом руководителя и сошлитесь на него в учетной политике.

В форму путевого листа нужно включить реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (например, номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и т д.).

Также в путевом листе необходимо закрепить обязательные реквизиты, применяемые ко всем первичным документам: наименование документа, дату его составления, название организации, составившей документ и т д. (полный перечень — в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Что касается остальных данных, то к ним требований нет.

Можно включать любые, необходимые для учета вашей бухгалтерии.

Сколько хранить путевые листы

Оформленные путевые листы храните в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18.09.2008 г. № 152).

На какой срок оформлять путевой лист

Путевой лист можно оформлять на каждый день или иной срок, не более одного месяца. Если компания относится к категории автотранспортных предприятий, то путевые листы надо оформлять каждый день.

Сколько путевых листов оформлять

Путевые листы оформляют в одном экземпляре, для каждого транспортного средства — свой путевой лист.

На практике часто встречается ситуация, когда одним автомобилем пользуются несколько водителей, работающих посменно. В этом случае можно оформить несколько путевых листов на каждого водителя.

Маршрут следования в путевом листе

Смотрите Ольги Букиной, ведущей вебинара «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках», о том, как указать маршрут в путевом листе:

Лучше указать подробный маршрут, иначе налоговая инспекция может усомниться в реальности затрат на ГСМ. Если ваш транспорт ежедневно совершает поездки по одним и тем же маршрутам в пределах одного населенного пункта, то в путевом листе можно указать формулировку «поездки по городу».

Но в этом случае лучше дать расшифровку этому понятию в отдельном документе, где будет указано, что «поездки по городу» — это, к примеру, ежедневное посещение двух филиалов и склада. Если поездка однодневная, то ее можно указать в самом путевом листе.

Если путевой лист оформляется на более длительный срок, например, на месяц, то нужно оформить отдельное приложение к путевому листу и там отразить все маршруты.

12 апреля в Школе бухгалтера состоится открытый вебинар «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках». Аудитор Ольга Букина расскажет, как оформлять первичку при использовании транспорта сторонней организации, а также собственного транспорта компании.

Екатерина Костакова, эксперт, Школа бухгалтера

Источник: https://kontur.ru/articles/4133

Особенности применения путевых листов

Практически каждая организация использует в своей работе автомобильный транспорт. Поэтому бухгалтеру приходится сталкиваться в своей работе с путевыми листами. Зачем нужен этот документ, как его правильно оформить и сколько хранить?

Зачем нужен путевой лист?

Затраты на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) составляют существенную часть расходов организаций, которые используют в своей работе автомобильный транспорт. Ведь бензин, дизельное топливо, сжатый природный газ являются основными “продуктами питания” для автомобиля.

Расходы на приобретение ГСМ, связанных с обслуживанием перевозочного процесса, в бухучёте относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 7, 8 ПБУ 10/99).

Для целей налогового учёта затраты на горючее признаются расходами при условии, что его приобретение обосновано и документально подтверждено (ст. 252 НК РФ).

Как видим, организация должна иметь документы, подтверждающие производственную направленность затрат на ГСМ, так того требует и законодательство о бухучёте, и Налоговый кодекс.

Для документального подтверждения расходов на ГСМ наличия лишь чеков АЗС недостаточно. Ведь чек свидетельствует только о факте приобретения горючего. А расходуется оно в том случае, если транспортное средство организации находилось в разъездах. Следовательно, для того, чтобы включить ГСМ в состав расходов, необходимо оформить документ, подтверждающий поездки автомобиля, в ходе которых приобретённое горючее было использовано. В документе необходимо указать:

  • маршрут и цель поездок, чтобы обосновать их производственную направленность;
  • путь, пройденный автомобилем, на основании показаний спидометра;
  • количество горючего, которое было израсходовано в ходе поездок.

Таким образом, о том, что ГСМ было действительно использовано для определённого автомобиля в производственных целях, можно узнать только из путевого листа. При отсутствии этого документа или его неправильном оформлении включать затраты на горючее в состав расходов в целях налогообложения прибыли неправомерно.

Унифицированные формы

Все хозяйственные операции в бухгалтерском учёте организации должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учётными документами, на основании которых, собственно, и ведётся бухгалтерский учёт (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учёте”).

Источник: https://avtouchet.ru/articles/osobennosti-putevih-listov

Где хранятся путевые листы — Спецтехника

Путевой лист – документ для учета работы водителя, пробега и маршрута автомобиля. Путевой лист нужен, чтобы обосновать (бензин, газ, моторное масло и т. п.) в налоговом учете и рассчитать зарплату водителю.

Какие бланки путевых листов использовать

Организация или индивидуальный предприниматель вправе использовать самостоятельно разработанные бланки путевых листов либо бланки, которые утверждены Госкомстатом или отраслевыми ведомствами. Используемые формы закрепите в учетной политике.

По-новому заполняйте путевые листы

Минтранс требует оформлять отдельный путевой лист на каждый рейс. По каким путевым листам теперь налоговики разрешат списывать расходы, разобралась редакция . Безопасные варианты оформления смотрите на .

Как оформить путевой лист для нескольких водителей

Если транспортное средство посменно используют два водителя и больше, путевой лист оформляют на каждого водителя. При этом время выезда и показания одометра на этот момент указывают в путевом листе водителя, который первым выехал в рейс. А время заезда и показания одометра — в путевом листе водителя, который вернулся на место стоянки. Как заполнять маршрут путевого листа >>

Образцы путевых листов можно скачать в Системе Главбух .

Как регистрировать путевые листы

Организации и ИП, которые занимаются перевозками, регистрируют путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Этот журнал учета движения иногда также называют реестром путевых листов.

Как хранить путевые листы

Хранить водителей надо в течение пяти лет. Если компания или ИП потеряют документы, налоговики выпишут штраф как за грубое нарушение правил учета в сумме 10 000 руб.

Штрафы за ошибки

Кроме того, водителя при перевозке пассажиров или груза без путевого листа могут оштрафовать на 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Штраф проверяющие выпишут не только за отсутствие путевого листа, но и за нарушение правил его оформления. Например, если в бланке путевого листа нет отметки о медосмотре, штраф для компании составит 30 000 руб., а для ее должностного лица – 5000 руб. (ст. 12.31.1 КоАП РФ).Посмотрите, как заполнять путевой лист , чтобы избежать штрафов и учесть ГСМ в расходах.

Источник: https://mzoc.ru/prochie/gde-hranyatsya-putevye-listy.html

Сроки хранения документов

  • страница
  • Библиотека управления

Е.В. ВайтманЭксперт журнала «Российский налоговый курьер», при участии специалистов ФНС России
Журнал «Российский налоговый курьер», №6 за 2009 год

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета.

Так сказано в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ). Кроме того, эти же документы используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Нередко архив документов за все время деятельности фирмы настолько объемен, что новые документы уже негде разместить. Значит, следует разобраться, как долго нужно хранить те или иные документы.

Возможно, некоторые из них пора уничтожить

Бухгалтерские документы

Общие сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены в статье 17 Закона № 129-ФЗ. В ней говорится, что названные документы организация должна хранить не менее пяти лет.

Чтобы определить сроки хранения конкретных видов документов, необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень).

Информация о наиболее распространенных видах документов представлена в таблице ниже.

Обратите внимание: сроки, установленные в Перечне, нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Это записано в пункте 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Указания). Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 года.

Причем организация с учетом специфики деятельности вправе увеличить длительность хранения документов по сравнению с тем сроком, который установлен в Перечне (п. 2.11 Указаний). Подобное решение оформляется распоряжением руководителя компании или закрепляется в ее учетной политике.

Налоговые декларации и документы для расчета налогов

Сроки, в течение которых организация обязана сохранять отчетность по налогам, установлены в пункте 170 Перечня. Так, годовые налоговые декларации необходимо хранить не менее десяти лет, квартальные — не менее пяти лет, месячные — не менее одного года. Если отсутствует годовая отчетность (например, по НДС), квартальные и месячные налоговые декларации нужно хранить не менее десяти лет. Месячную отчетность при отсутствии квартальной следует сохранять не менее пяти лет.

Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены.

Лишь в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату и удержание налогов.

Аналогичное требование установлено в подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ для налоговых агентов. В течение четырех лет они должны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

От какой даты считается этот четырехлетний срок? Минфин России полагает, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо от 18.10.2005 № 03–03–04/2/83).

Для акционерных обществ — особые правила

Источник: https://www.cfin.ru/taxes/doc_custody.shtml

Путевые листы в 1С

страница » Обучение 1С » 1С Бухгалтерия 8.3 » Путевые листы в 1С

Путевой лист — один из документов, на основании которых производится списание ГСМ. Оформление путевого листа в небольших организациях чаще производится вручную. При этом форма листа, порядок его заполнения и расчет ГСМ часто вызывает множество вопросов:

  • какую форму путевого листа применять;
  • как правильно заполнить путевой лист;
  • как списать ГСМ по путевым листам в 1С 8.3;
  • насколько автоматизирован в 1С учет ГСМ и путевых листов.

Ответы на эти вопросы вы найдете в данной статье.

Путевой лист – электронный документооборот

Форма путевого листа

Источник: https://buhexpert8.ru/obuchenie-1s/1s-buhgalteriya-8-3/putevye-listy-v-1s.html

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
ПРО Технику
Как подключить кран балку

Закрыть